In jedem Unternehmen werden früher oder später Geschäftsbriefe versendet. Gleiches gilt natürlich auch für einzeln als Selbstständige wie Freiberufler und „Self-Employed“ Unternehmer. Und als Geschäftsbrief ist längst nicht nur das klassische Anschreiben zu verstehen. Der Rahmen ist hier viel weiter gefasst. Auch Angebote, Lieferscheine, Rechnungen, Auftragsbestätigungen, Mahnungen und ähnliches gelten als Geschäftsbrief. Sie haben Mitarbeiter und müssen davon einem die Kündigung aussprechen?
Auch dies geht nur mit einem Geschäftsbrief. Sie müssen einem Mitarbeiter eine Abmahnung senden? Womit wird es gemacht? Genau, einem Geschäftsbrief! Damit Sie sich vollständig auf Inhalte konzentrieren können, bieten wir kostenlose Geschäftsbrief Muster zum Download an.
Geschäftsbrief Muster herunterladen
Wichtig dafür ist nur, dass Sie auch tatsächlich die korrekte Vorlage auswählen und herunterladen. Achten Sie darauf, dass auch Dateiformate die unterstützt werden, nicht unbedingt einwandfrei funktionieren. Zum Beispiel werden Microsoft Office Dokumente von den meisten Anwendungen in der folgenden Liste theoretisch unterstützt. In der Praxis treten jedoch regelmäßig Fehler auf. Hier nun jedoch die Downloads:
- Blanko Geschäftsbrief – Word (.doc)
- Blanko Geschäftsbrief – Word (.docx)
- Blanko Geschäftsbrief – OpenOffice
- Blanko Geschäftsbrief – LibreOffice
- Blanko Geschäftsbrief – Apple Pages
Pflichtangaben beachten
In Geschäftsbriefen müssen Sie unbedingt einige Pflichtangaben hinterlegen. Wenn Sie unsere Geschäftsbrief Muster verwenden sind diese bereits angegeben. Achten Sie jedoch beim Ersetzen der Musterdaten darauf, dass Sie nicht aus Versehen einige Angaben entfernen und vergessen dann eigene Daten zu hinterlegen. Das kann mitunter weitreichende Folgen haben. Welche dies sind ist unterschiedlich. Das deutsche Handelsgesetz definiert hier jedoch klare Vorgaben.
Wenn Sie ein Gewerbe betreiben und dabei nicht in das Handelsregister eingetragen sind, liegt der vermutlich einfachste Fall vor. Dies sind unter anderem Kleinunternehmer, aber in bestimmten Fällen auch die Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR). Hier muss lediglich der Vor- und Zuname sowie Ihre ladungsfähige Anschrift hinterlegt werden. Zusätzlich ist immer noch eine Geschäftsbezeichnung im Schriftverkehr erlaubt und unbedingt zu empfehlen. Unsere Geschäftsbrief Muster sind genau darauf ausgelegt.
Schwieriger oder aufwendiger wird es, wenn ein Eintrag in das Handelsregister vorliegt. Hierbei muss zwingend eine Rechtsform bzw. die entsprechende Abkürzung angegeben werden (z.B. e.K. oder GmbH). Außerdem muss der Name der Firma hinterlegt sein, genau in der Form wie er auch im Handelsregistereintrag spezifiziert wurde. Wichtig zudem das Registergericht und die Referenznummer, unter der das Unternehmen im Handelsregister geführt wird. Je nach Unternehmensform können sich außerdem weitere Pflichtangaben ergeben. So ist zum Beispiel bei der GmbH auch der Geschäftsführer bzw. alle Geschäftsführer (inkl. der Stellvertreter) anzugeben. Bei einer AG sind darüber hinaus noch weitere Angaben zu Vorstandsmitgliedern und Vorstandsvorsitzenden zu machen. Eine genauere Liste finden Sie auch in unserem Artikel rund um das Thema Pflichtangaben in Geschäftsbriefen.
Die Form nach der DIN 5008
Ein Geschäftsbrief ist in der äußeren Form sehr stark formalisiert. Aktuell richtet sich der Rahmen nach der DIN-Norm 5008. Diese ist der aktuelle Standard. Sie hat im Zuge einer Modernisierung sogar die ehemalige DIN 676 abgelöst. Die wurde 2011 zurückgezogen und in abgewandelter Form in die Norm 5008 integriert.
Das Dokument zur DIN 5008 ist unglaublich umfassend. Es enthält eine ganze Reihe verschiedener Vorgaben. Die wichtigsten Standards sind Regeln zu Abständen, der Position für die Empfängeradresse (damit Umschläge mit Fenster genutzt werden können) und Freiraum zwischen den Elementen wie Adresse und Betreffzeile.
Es gibt aber noch eine ganze Reihe weiterer Vorschriften. Hier alles aufzuzählen ist unmöglich und nicht das Ziel. Damit Sie eine Vorstellung von der Tragweite bekommen, folgen auszugsweise einige Regelungen.
Haben Sie sich schon einmal gefragt wann hinter Abkürzungen ein Punkt gehört, wann eher nicht? Laut Norm muss im Geschäftsbrief ein Punkt hinter Abkürzungen wie „bspw.“, „ggf.“ und „z.B.“, die im Wortlaut gesprochen werden. Werden die Buchstaben gesprochen, folgt dahinter kein Punkt: das BGB, die StVO, die GmbH.
Auch interessant ist die genaue Regelung zu Leerzeichen. Ich habe mit angewöhnt „z.B.“ (zum Beispiel) zusammen zu schreiben. Gleiches mache ich auch bei „z.T.“ (zum Teil) oder „z.Z.“ (zur Zeit). Korrekt ist eine Trennung mit einem Leerschritt, also „z. B.“, „z. T.“ oder „i. A.“ (im Auftrag).
Bekannter sind Vereinbarungen zum Punkt am Satzende. Anschließend muss ein Leerzeichen folgen. Steht eine Abkürzung mit Punkt am Satzende, wird der abschließende Punkt verworfen (also kein doppelter Punkt geschrieben). Ebenfalls bekannter sind Regelungen zu Leerzeilen. Unter dem Betreff werden zwei Zeilen frei gelassen, dann folgt die Anrede. Unter der folgt erneut eine Leerzeile, anschließend der eigentliche Text.
Selbst Aufzählungen sind genau geregelt. Am Anfang der Zeile steht ein Zeichen. Das darf ein Buchstabe, eine Ziffer, ein Bindestrich oder ein Symbol wie der Stern sein. Anschließend folgt ein Leerzeichen und dann der Text für die Position.
Wer sich für die umfassende Erläuterung interessiert, dem empfehle ich unbedingt die Lektüre der DIN 5008. Es sind wirklich unglaublich viele Aspekte vorgegeben.