Es gibt offene Forderungen? Bezahlt ein Kunde die Rechnung nicht? Möglicherweise wurden versendete Zahlungserinnerungen ignoriert? In dem Fall ist das hier angebotene Muster – die Mahnung Vorlage – genau richtig für Sie. Das Dokument steht in verschiedenen Dateiformaten bereit. Außerdem bieten wir Tipps rund um das Thema Mahnungen.
Kostenlos herunterladen: Mahnung Vorlage
Die Mahnungsvorlage kann über folgende Links heruntergeladen werden:
Hinweise zur Haftung: Wir übernehmen keine Haftung für angebotene Dokumente. Die Verwendung erfolgt vollständig auf eigene Gefahr. Wir bitten dafür um Verständnis, dass nur so dieses Angebot möglich ist. Siehe auch die Erläuterungen auf unserer Startseite.
Zahlungsverzug
Als Kunden in Zahlungsverzug zu gelangen, kann auf verschiedenen Wegen geschehen. Für Unternehmer der einfachste: Geben Sie wie in der Vorlage vorgesehen ein konkretes Datum an. Verstreicht dieses Zahlungsziel ungenutzt, ist der Schuldner im Verzug.
Wenn Sie Rechnungen an andere Unternehmen schreiben, gilt auch ohne weitere Angaben eine Frist von 30 Tagen. Nach Ablauf ist der Unternehmer automatisch im Verzug.
Eine weitere Möglichkeit ist die Aufforderung zur Begleichung offener Forderungen. Spätestens wenn Sie eine Mahnung versenden, befindet sich der Kunde im Verzug.
Zahlungserinnerungen reichen ggf. bereits
Eine Mahnung ist manchmal unvermeidbar. Allerdings ist es eine Gradwanderung. Bevor Sie unsere Mahnung Vorlage herunterladen, empfehlen wir alternative Lösungen.
Auf der einen Seite möchten Sie Kunden nicht verärgern. Wenn Sie direkt im Tag X „mit dem Holzhammer anklopfen“, kann das kontraproduktiv sein. Nicht immer ist Zahlungsverzug pure Absicht, ein Zeichen von schlechter Liquidität oder böswillig. Daher: Ruhe bewahren ist oberstes Gebot. Warten Sie ruhig ein bis zwei Tage nach der Zahlungsfrist mit weiteren Schritten.
Wenn keine Zahlung eingeht, ist eine Zahlungserinnerung zu empfehlen. Sie ist nicht mit der ersten Mahnung zu verwechseln. Die Erinnerung dient als solche. Sie soll auf offene Posten hinweisen. Das kann ganz unaufgeregt und freundlich passieren. Bevor Sie weiter vorgehen anschließend mindestens 5 Werktage abwarten. Der Kunde muss reagieren und Banken arbeiten auch träge.
Mögliche Mahnstufen
Rein rechtlich kann ein Kunde bereits mit der richtigen Formulierung auf der Rechnung in Zahlungsverzug gelangen. Die gesonderte Mahnung erfüllt dann vor allem eine drohende Funktion. Sie sendet das Zeichen – bis hierhin und nicht weiter. Je weiter die Mahnstufe voranschreitet, desto eindringlicher und bestimmter wird die Formulierung.
In der Praxis sind zwei Mahnung Standard. Für beide kann unser angebotenes Dokument – die Mahnung Vorlage – die Grundlage bilden. Auch die Zahlungserinnerung wird von Unternehmen gern eingesetzt. Die letze Mahnung gibt oft nur noch sehr kurze Zeit, um zu reagieren.
Viele Unternehmen weisen hier auch auf flexible Sonderlösungen hin. Im Vordergrund steht, dass sich der Kunde meldet. Wenn zur Gesamtforderung Ratenzahlungen vereinbart werden können, ist dies immer noch unkomplizierter als ein Inkassoverfahren.
Erste Mahnung
Wenn Ihr Kunde nicht zahlt, auch nach einer Erinnerung, gilt es weitere Schritte zu gehen. Mindestens eine Mahnung ist absolut sinnvoll, selbst wenn bereits durch die Rechnungstexte Kunden im Zahlungsverzug sind. Es kostet vergleichsweise wenig Geld. Es besteht zudem die Hoffnung, dass der Schuldner direkt handelt und überweist. Vermeiden Sie Inkassoverfahren und gerichtliche Mahnbescheide, wenn möglich. Sie werden schnell Kompromisse zu schätzen lernen.
Ein psychologischer Tipp: Schreiben Sie in die angepasste Mahnungsvorlage nirgendwo „1. Mahnung“. Die Bezeichnung vermittelt, dass weitere Mahnschreiben folgen. Es gibt Unternehmer, die gezielt bis zur letzten Sekunde warten. Bei größeren Summen arbeiten sie bis zu letzt mit dem Geld. Schreiben Sie einfach im Betreff Mahnung. Kündigen Sie auch ruhig entsprechende Konsequenzen an.
Wichtig: Sie müssen in der ersten Mahnung noch etwas Handlungsspielraum geben. Die Zahlungsfrist sollte mindestens 10 Tage betragen. Es kann durchaus zwei oder drei Tage dauern, bis Ihre Mahnung in einem mittelständischen Betrieb den passenden Sachbearbeiter erreicht. Dann kommt noch die Verzögerung beim Bankverkehr hinzu. Bei 10 Kalendertagen fallen bereits zwei für das Wochenende weg.
Zweite Mahnung
Die zweite Mahnung ist optional. Zumindest ist umstritten, ob ein weiterer Zwischenschritt zwischen erster und letzter Mahnung sinnvoll ist. Eine zweite Mahnung trägt üblicherweise den Betreff 2. Mahnung. Es deutet darauf hin, dass noch eine „letzte Mahnung“ kommt. Das entwertet den psychologischen Effekt. Wir empfehlen daher direkt nach der ersten Mahnung eine „letzte Mahnung“.
Letzte Mahnung
Die letzte Mahnung hat den konkreten Zweck, eine letzte Chance auf eine außergerichtliche Einigung zu bieten. Lassen Sie wenige Tage Zeit, damit nicht erneut weitere 10 bis 14 Tage ins Land streichen.
Die Praxis zeigt: Eine Chance auf Rückmeldung erhöht sich, wenn Sie flexible Lösungen anbieten. Wenn mehrere Teilzahlungen möglich sind, hilft das allen Beteiligten. Ein gerichtliches Mahnverfahren bzw. Inkassoverfahren ist anstrengend und verursacht Kosten. Es ist auch nicht gewährleistet, dass Sie dann ihr Geld erhalten. Es ist daher immer nur das letzte Register.