Wird eine Leistung erbracht, hat der Gläubiger auf Nachfrage eine Quittung über die Leistung auszustellen. Diese Leistung kann ganz unterschiedliche Ausprägungen haben. Ein sehr bekanntes Beispiel ist die Begleichung von offnen „Forderungen“. Wird zum Beispiel eine offene Summe bezahlt, stellt in der Regel der Gläubiger dem Schuldner eine Quittung aus. Über diese Quittung kann er später belegen, dass er die gewünschte Summe entrichtet hat. Auch wenn eine Anzahlung geleistet wird, kann bspw. eine Quittung ausgestellt werden. Es gibt eine ganze Reihe verschiedener Anwendungsmöglichkeiten für eine Quittung. Und damit Sie diese möglichst einfach erstellen können, bieten wir Ihnen eine Quittungsvorlage an.
Quittungsvorlage herunterladen
Das Muster können Sie über untenstehendes Formular per E-Mail anfordern. Zum einen bieten wir eine druckbare PDF Version an. Diese können Sie öffnen, ausdrucken und sofort loslegen. Achten Sie darauf, dass immer zwei Versionen erstellt werden. Eine behalten Sie, die andere erhält der Empfänger. Die anderen Versionen sind die Quelldateien, vorgesehen für verschiedene Office (Excel/OpenOffice) Lösungen.
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Hinweise zur Haftung: Wir übernehmen keine Haftung für angebotene Dokumente. Die Verwendung erfolgt vollständig auf eigene Gefahr. Wir bitten dafür um Verständnis, dass nur so dieses Angebot möglich ist. Siehe auch die Erläuterungen auf unserer Startseite.
Ein Quittungsblock gesucht?
Unsere kostenlose Quittungsvorlage ist eine mögliche Lösung, gerade wenn sie eher selten benötigt wird. Bei regelmäßigem Gebrauch empfehlen wir einen vollwertigen Quittungsblock zu nutzen. Der hat automatisch fortlaufende Nummern und erzeugt automatisch eine Durchschrift.
Unsere Empfehlung:
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Inhalt einer Quittung
Wenn Sie die Quittungsvorlage öffnen, beantworten sich viele Fragen rund um den gewöhnlichen Inhalt einer Quittung meist von selbst. Trotzdem möchten wir hier noch einmal die Chance nutzen und detailliert darauf eingehen. Wir gehen bei unserer Vorlage davon aus, dass es sich um die Quittierung einer geleisteten Zahlung handelt.
Den Anfang macht natürlich die klare Bezeichnung „Quittung“. Diese ist unmissverständlich und rechtlich später vielleicht relevant, da die Quittung eine klare und eindeutige Bezeichnung ist.
Sehr wichtig ist dann natürlich gleich zu Anfang der gezahlte Betrag. Um welche Summe geht es? Dieser Wert ist quasi die Grundlage für alles weitere. Zu beachten an der Stelle: Die Quittung wird eigentlich immer im geschäftlichen Umfeld genutzt. Ein Großteil unserer Besucher weißt Mehrwertsteuer auf den eigenen Rechnungen aus. Die Beträge, die eingegeben werden müssen, sind netto-Beträge. Die bezahlte Mehrwertsteuer wird getrennt ausgewiesen. Anschließend wird ein Gesamtbetrag gebildet. Wenn Sie Kleinunternehmer sind und gemäß §19 UStG keine Umsatzsteuer ausweisen, müssen Sie die Quittungsvorlage entsprechend für sich abändern.
Um eine spätere Veränderung der geleisteten Zahlung unmöglich zu machen, oder die Fälschung extrem zu erschweren, wird gleichzeitig die Summe noch einmal in Worten verfasst. Dabei werden alle Beträge auf vollständige Euro-Beträge gerundet. Wenn Sie Brutto also 15,28 Euro mit der Vorlage quittieren, wird in Worten nur fünfzehn Euro geschrieben. Der freibleibende Platz wird mit einem Strich aufgefüllt. Das verhindert, dass aus dem Wort „fünfzehn“ zum Beispiel „fünfzehn tausend“ wird.
Ebenfalls wichtig: Die eindeutige Nummer der Quittung. Diese kann später als Referenz für Zahlungen angegeben werden. In der Praxis wird immer eine doppelte Ausführung erstellt. Bei einem Quittungsblock geschieht dies in der Regel automatisch. Durch Blaupapier wird ein Durchschlag erstellt. Dieser verbleibt beim ausstellenden Unternehmen. Über die Quittungsnummer kann dann der entsprechende Beleg einfach zugeordnet werden.
Um den Zuordnung zu Personen zu erhöhen und Missbrauch einzuschränken ist zudem wichtig die Parteien zu notieren. Für wen wird die Quittung ausgestellt? Wer stellt gerade die Quittung aus? Im Optimalfall notiert hier die ausstellende Person den Firmennamen sowie den eigenen Namen. So ist auch später firmenintern eindeutig belegbar wer beteiligt war. In unserer Quittungsvorlage sind hierfür die Felder „von“ (ausgestellt von) sowie „für“ (ausgestellt für) vorgesehen.
Quittung ausfüllen
Bevor die „Nutzdaten“ eingetragen werden, muss eine eindeutige Nummer vergeben werden. Ein vorgefertigter Quittungsblock ist in der Regel mit fortlaufenden Nummern versehen. Wenn Sie eine solche Quittung ausfüllen, muss dort nicht beachtet werden. Anders sieht dies bei der Nutzung unserer kostenlosen Vorlage für Quittungen aus. Hier kann konzeptbedingt keine fortlaufende Nummer automatisch vergeben werden. Darauf müssen Sie selbst achten. Wichtig ist dies, um später einzelne Quittungen zu identifizieren. Auch wenn Sie beim Kunden eingereicht werden oder in der Buchhaltung der Zahlungseingang gebucht wird, ist eine solche Referenznummer sehr hilfreich.
Die Quittung ausfüllen ist wirklich relativ einfach, ja sogar weitestgehend selbsterklärend. Die Grundlage jeder Quittung ist natürlich ein Betrag, der bar bezahlt wurde. Dieser wird in das entsprechende Feld eingetragen. In der Regel handelt es sich dabei um den netto-Betrag, der gesondert ausgewiesen wird. Eine Ausnahme von dieser Regel betrifft nur Kleinunternehmer. Mehr dazu im Abschnitt unten.
Wenn Sie die Quittung ausfüllen, ist der netto-Betrag in das erste Feld einzutragen. Eine weitere wichtige Angabe ist der Mehrwertsteuer-Satz, der in Prozent angegeben wird. In der Regel ist dies der Steuersatz für Vollbesteuerte Artikel. Der liegt in Deutschland momentan bei 19% (Stand 06/2014). Es gibt jedoch auch unzählige Artikel, für die eine Ausnahmeregelung gilt. Der reduzierte Mehrwertsteuersatz liegt bei 7% (Stand 06/2014). Treten diese Fälle einzeln auf, muss nur eine Quittung erstellt werden. Wenn eine Quittung über Artikel mit sowohl 7% als auch 19% notwendig ist, muss diese getrennt erstellt werden. Die Gesamtsumme ist schließlich der Bruttowert.
Um Missbrauch zu verhindert, gibt es zusätzlich eine Angabe des Betrages in Worten. So können nicht einfach die Zahlen verändert werden. Aus einer 100 wird sonst schnell eine 1000 usw. Wenn Sie die Quittung ausfüllen, müssen Sie immer noch einmal den Betrag als Wort angeben. Den freien Platz füllen Sie mit einem Strich auf.
Quittungen als Kleinunternehmer
Ein Kleinunternehmer weißt gemäß UStG keine Mehrwertsteuer aus. Wenn Sie als Kleinunternehmer die Quittung ausfüllen, müssen sie unbedingt auf das Ausweisen von MwSt. verzichten! Sie sollten sogar die Zeile rund um MwSt. ganz streichen. Unter Vermerke kann bzw. sollte angegeben werden, dass gemäß § 19 UStG der Betrag keine Umsatzsteuer enthält. So sind mögliche Nachfragen oder Hinweise auf Fehler in der Quittung gleich im Vorfeld ausgeschlossen. Auch das Finanzamt freut es, wenn der Beleg direkt korrekt vorliegt. Auf einem Quittungsblock können Sie diesen Hinweis händisch hinterlegen, wenn Sie unser Muster verwenden, können Sie dies gleich schon in der Rohversion tun.