Ein Übergabeprotokoll für eine Mietwohnung dokumentiert den Zustand eines Mietobjekts bei der Übergabe der Wohnung vom Vermieter an einen neuen Mieter. Das fertige Protokoll muss, um beweiskräftig zu sein, in schriftlicher Form verfasst werden. Aus Sicht des Mieters dienst es dazu bereits vorhandene Mängel schriftlich festzuhalten. Der Vermieter kann bei Auszug des Mieters darauf zurückgreifen um den Zustand der Wohnung abzugleichen. Das Dokument ist also für beide Seiten gleichermaßen wichtig.
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Wir bieten eine Übergabeprotokoll Vorlage für Mietobjekte zum Download an. Dieses können Sie per E-Mail anfordern und herunterladen.
Wir bieten unser Muster im Dateiformat Microsoft Word und als praktisches PDF an. Die Dokumente können auf der folgenden Seite heruntergeladen werden:
Zweck der Protokollierung
Der Zweck der Protokollierung ist die Dokumentation des Zustands eines Mietobjekts, wie einer Wohnung oder einem Haus, zu einem bestimmten Zeitpunkt. Neben dem Mietvertrag selbst ist es das wichtigste Dokument überhaupt. Die Übergabe kann hier sowohl von einem Vermieter an einen Mieter erfolgen, jedoch auch umgekehrt. Wird ein Mietobjekt wieder verlassen, beziehungsweise nach Beendigung eines Mietverhältnisses zurückgegeben, erfolgt die Rückgabe. Das ist eine besondere Form der Übergabe nach Nutzung. Auch dann ist eine Bestandsaufnahme notwendig, um zu vergleichen ob Schäden oder Mängel entstanden sind die der Mieter verursacht hat. Hier geht es speziell um die Haftungsfrage.
Selbst wenn der Zustand exakt wie bei der Übergabe von Vermieter an den Mieter ist, oder sogar in einem besseren Zustand, sollte ein Übergabeprotokoll erstellt werden. So hat der Mieter einen Beleg über den einwandfreien Zustand. Für danach entstandene Schäden muss er somit nicht mehr haften.
Zeugen bei Wohnungsübergabe
Es empfiehlt sich bei einer Wohnungsübergabe einen Zeugen zu haben. Das gilt sowohl für den Vermieter als auch für den Mieter. Die Zeugen werden im schriftlichen Protokoll aufgenommen und bestätigen durch ihre Unterschrift, genau wie Mieter und Vermieter, die Korrektheit des erstellten Protokolls. Das erhöht die Beweiskraft des Protokolls. Bei rechtlichen Problemen kann dies später hilfreich sein.
Der Nutzen steht und fällt mit der Glaubwürdigkeit Ihrer Zeugen. Natürlich sollten alle Menschen objektiv beurteilt werden. Aber gerade vor Gericht zählen viele Faktoren. Jemand im mittleren Alter mit gepflegtem Auftreten und gewählter Ausdrucksweise hinterlässt mehr Eindruck, als jemand mit eher „lässigem Auftreten und entsprechender Ausdrucksweise“. Das sagt nichts über die Person oder die Wahrheit aus. So etwas gilt es trotzdem zu berücksichtigen.
Inhalt des Übergabeprotokolls
In einem Übergabeprotokoll werden verschiedene Angaben gemacht. Zunächst einmal sind grundlegende Daten zu hinterlegen. Wann erfolgte die Wohnungsübergabe? Handelt es sich um einen Ein- oder Auszug aus dem Mietobjekt? Datum des Ein- beziehungsweise Auszugs. Um welches Mietobjekt handelt es sich im Detail, also welche Adresse, Etage und Wohnungsnummer? Genaue Anschrift von Mieter und Vermieter sowie der anwesenden Zeugen.
Darüber hinaus werden beim Einzug bereits vorhandene Mängel dokumentiert. So kann der Mieter beweisen, dass diese bereits vorhanden waren. Erklärt sich der Vermieter bereit diese zu beseitigen wird dies ebenfalls festgehalten. An der Stelle sollte ebenfalls eine Frist, bis zu der die Mängel zu beseitigen sind, genannt werden.
Handelt es sich um einen Auszug werden ebenfalls alle Mängel erfasst. Anschließend wird mit dem Übergabeprotokoll vom Einzug des Mieters verglichen. Entstandene Schäden müssen durch den Mieter beseitigt werden, oder diese muss dafür haften, entweder separat oder über die ggf. hinterlegte Mietkaution.
Rechtliche Aspekte
Die Erstellung eines Übergabeprotokolls ist nicht durch geltendes Recht vorgeschrieben. Es empfiehlt sich dennoch ein Protokoll anzufertigen welches durch beide Seiten unterzeichnet wird. Dies macht es für alle Parteien später einfacher, da ein Beweismittel zum Zustand vorliegt. Streitigkeiten zu Mängeln können so fast ausgeschlossen werden.
Wohnungsabnahme vorbereiten
Bei der Wohnungsabnahme sollten Sie vor allen Dingen eines sein – gut vorbereitet! Gerade als Vermieter muss man einen Plan verfolgen und schon vorab einmal darüber nachdenken, wo und was es zu kontrollieren gilt. Optimal ist es, wenn Sie bereits vorher genau notieren welche Schwachstellen zu kontrollieren sind. Wichtig zudem: Halten Sie auch ansonsten die Augen offen und kontrollieren Sie auch andere Dinge, die Sie nicht notiert haben. Es können immer mal Mängel entstehen, auch an Stellen an denen man es nicht vermutet. Teilweise werden diese durch Mieter beschädigt, teilweise entstehen Schäden aber auch einfach durch einfache Abnutzung.
Sie sollten sich daher unbedingt Zeit nehmen. Zwei zusätzliche Tipps haben wir darüber hinaus: Die Wohnungsabnahme sollte immer erst erfolgen, wenn der Mieter alles geräumt hat und mit dem Umzug fertig ist. Zudem sollte er nach eigener Aussage mit vertraglich vereinbarten Reparaturen und Renovierungsarbeiten fertig sein. So können Sie diese gleichzeitig mit kontrollieren. Achten Sie außerdem darauf, das die Abnahme am Tag stattfindet. Wer dies in den frühen Morgenstunden im Winter oder Abends in der Dunkelheit macht, läuft selbst mit Licht Gefahr einiges zu übersehen. Das ist mehr als ärgerlich und kostet vielleicht bares Geld.
Konkrete Tipps für die Wohnungsübergabe
Bei einer Wohnungsübergabe kann einiges schief gehen. Immerhin ist es für beiden Seiten sehr ärgerlich, wenn bereits vorhandene Mängel übersehen wurden. Da kann es schnell passieren, dass man für nicht selbst verursachte Schäden die Verantwortung tragen muss. Zudem gibt es weitere Dinge, die man unbedingt beachten sollte. Wir geben einige Tipps mit denen die Wohnungsübergabe in jedem Fall gelingt.
Ein schriftliches Protokoll
Bei einer Wohnungsübergabe ist ein ordentlich geführtes Protokoll das A und O. Es ist im Interesse beider Parteien ein vollständiges Protokoll zu führen, alle gefundenen Mängel zu dokumentieren sowie alle Aktionen am Rande genau fest zu halten. Das sind beispielsweise der bei Übergabe abgelesene Zählerstand, die übergebenen Schlüssel sowie eine Ergebnis der Wohnungsbegehung.
Achten Sie zum Beispiel darauf, dass alle Räume geräumt wurden. Es wäre nicht das erste Mal, dass Müll in einem Keller oder einer Garage hinterlassen werden und der Vermieter für die fachgerechte Entsorgung verantwortlich wird. Wenn noch übrige Möbel, Müll oder ähnliches zu sehen ist, unbedingt dokumentieren und auch festhalten wer sich darum kümmert. Ggf. sollten zudem Bilder gemacht werden, um genauer protokollieren zu können. So kann ein Schaden nicht plötzlich größer gemacht werden, als er wirklich war.
Der richtige Zeitpunkt
Eine Wohnungsübergabe sollte unbedingt zum richtigen Zeitpunkt erfolgen. Dieser richtet sich individuell nach der Wohnung und danach wann die Sonne möglichst viel Licht in die Wohnräume transportiert. Allgemein ist die Zeit rund um die Mittagsstunden, also zwischen 11Uhr und 13Uhr dafür perfekt. Die Sonne steht dort sehr hoch und leuchtet eigentlich jede Wohnung dann optimal aus. Wie gesagt, es gibt Ausnahmen von dieser Regel. Es macht in jedem Fall Sinn, sich darüber Gedanken zu machen. In jedem Fall sollten Sie, unabhängig von der Tageszeit, trotzdem eine Taschenlampe mitführen. Es gibt immer kleinere Ecken die noch einmal gesondert beleuchtet werden müssen.
Geräumte Wohnungen
Eine Wohnungsübergabe sollte nur vereinbart werden, wenn wirklich alles geräumt ist. Wenn Sie erkennen, dass noch Möbel, Inneneinrichtung oder Müll im Mietobjekt zu finden ist, sollte die Übergabe verschoben werden. Es ist problematisch einen genauen Überblick zu bekommen, wenn eine Wohnung nicht geräumt ist. So können Schäden evt. übersehen werden. Auch dieser Tipp gilt wieder für beide Parteien, denn sowohl bei einem Einzug in eine Wohnung als auch beim Auszug aus einer Wohnung können ansonsten Schäden übersehen werden.
Wasserhähne
Ebenfalls etwas, dass gern mal übersehen wird, ist die Frage ob alle Wasserhähne korrekt arbeiten. Daher sollte unbedingt alle in der Wohnung angebrachten Wasserhähne ohne Ausnahme getestet werden. Achten Sie darauf ob das Wasser vollständig heiß wird oder nur lauwarm wird. Das ist ein Zeichen für Probleme, die verschieden gelagert sein können und nicht unerhebliche Kosten verursachen.
Türen und Fenster
Türen und Fenster sind mehr als nur optisch interessant. Achten Sie daher nicht nur auf den Eindruck jeglicher Fenster und Türen. Überzeugen Sie sich durch einen Praxistest davon, dass die Türen und Fenster auch alle einwandfrei funktionieren. Probieren Sie bei Fenstern auch möglicherweise vorhandene Sonderfunktionen wie die Kippfunktion sowie die vollständige Öffnung aus. Kommt es zu Problemen, gilt auch hier wieder genau zu notieren.
Schlüssel vollzählig?
Ebenfalls wichtig ist es, die genaue Anzahl der übergebenen Schlüssel zu dokumentieren. Zählen Sie genau nach. Es kann sehr unangenehm sein, wenn eine nicht korrekte Anzahl an Schlüsseln notiert wird. Immerhin könnte am Ende des Mietverhältnisses der Verdacht aufkommen, es wurde ein Schlüssel vom Mieter zurückgehalten.
Zählerstände kontrollieren
Desweiteren von hoher Wichtigkeit sind die Zählerstände. Auch diese müssen alle dokumentiert werden. Die Auswirkungen sind ansonsten sehr schnell spürbar, denn die Abrechnungen können vielleicht sonst nicht korrekt erstellt werden. Das gilt unabhängig davon ob es sich um Strom, Wasser, Gas oder andere Zähler handelt. Selbst wenn es verschiedene Zwischenzähler gibt. Unbedingt darauf achten, dass der korrekte Zählerstand notiert wurde!
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Übergabeprotokolle & Hausordnung
Weitere Dokumente wie Protokolle und eine Musterhausordnung sind enthalten. So wird bei Ein- und Auszug nichts mehr übersehen. -
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